Stratégie d'évaluation et de contrôle financier de l'accord cadre

Etant donné que AMU travaille en parallèle sur plusieurs projets dans des pays différents, le volume des visites de suivi n'est pas négligeable. Entre une et deux visites par projet et par an nécessite une bonne planification et préparation. Nous essayons d'assurer les visites par nos permanents et par les bénévoles du conseil d'administration. Toutefois nous sommes très demandeurs de proposer ce genre de visite à des bénévoles externes intéressés.

Ci-après un résumé des étapes qui sont importantes afin d'être bien préparé pour assurer une visite de projet efficace:

Evaluation

Nos partenaires ont été informés de la stratégie d'évaluation de l'accord cadre. Les termes de références seront déterminés par AMU en communication avec les ONG du Sud. Il est prévu d'évaluer 2, 3 ou 4 activités de chaque résultat. Cette approche permet d'avoir une meilleure vue sur la totalité de l'accord cadre en mettant l'accent sur l'atteinte des 4 résultats.

Audits dans les pays du Sud

Nous comptons faire auditer certaines activités menées dans l’accord-cadre. Les audits financiers dans les pays du Sud seront effectués par des experts locaux dans cette matière. Les activités à auditer seront sélectionnées selon les critères suivants :

1. Nouveau partenaire
2. Partenaire n’ayant pas coopéré avec AMU depuis un certain temps
3. Investissement important
4. Partenaire travaillant encore d’une façon moins professionnelle

Un tableau renseignant sur les activités à auditer a été développé.

Visites de suivi des projets

Les visites de projets dans les pays du Sud sont un outil de suivi très important. Plusieurs aspects sont à noter :

1. Nous donnons aux partenaires un sentiment de confiance, ils sont rassurés que nous ne les laissons pas seuls dans les activités à gérer. Les partenaires ont la possibilité de poser des questions et de discuter ouvertement des problèmes qu’ils rencontrent.
2. Les visites servent à trouver ensemble des solutions et des alternatives en cas de problèmes.
3. Lors des visites on peut former les partenaires pour compléter la documentation requise par AMU. Cela nous fait gagner beaucoup de temps au moment de la rédaction des rapports.
4. Les visites nous permettent de contrôler les finances directement sur place et en cas de confusion, chercher les bonnes réponses.

Cet AC prévoit 4 visites par an pour 2 personnes : Brésil, Argentine, Congo, Ouganda / Tanzanie.

Suivi

Pour la gestion de l’AC, un fichier Excel spécialement conçu reprend sur plusieurs pages les budgets de chaque projet, des activités régionales et les frais d’encadrement. Ces différentes pages sont reliées entre elles afin de donner le budget global de l’AC. Le reporting se fera selon le même principe. Cependant AMU envisage de mettre en place un logiciel de suivi afin d’améliorer la gestion des activités et des budgets, de permettre que toutes les personnes concernées aient les mêmes informations au même moment et d’assurer le planning des activités ainsi que le stockage des informations.

Analyse et gestion des risques

La stratégie de gestion des risques sur une période de 4 ans se fait selon les étapes suivantes :

1. L’identification des risques se fait lors de la phase de planification des activités à mettre en oeuvre pour atteindre les résultats déterminés. Les risques seront déterminés selon les hypothèses et les conditions préalables identifiées.
2. Evaluation des risques identifiés. Cette évaluation se fait à l’aide d’une « Cartographie des risques »
3. Détermination des mesures d’adaptation des activités à prendre pour diminuer un risque présent.
4. Le suivi des risques au cours de la mise en oeuvre des activités.

Il est bien évident que les situations de terrain peuvent changer au cours d’un accord cadre de 4 ans. Il est donc important de suivre les risques préalablement identifiés.
Un tableau détaillé d’analyse et de gestion des risques a été élaboré.

Vérification des comptes à Luxembourg

Au Luxembourg les finances d’AMU sont gérées par une fiduciaire. Les comptes sont contrôlés par un auditeur agréé au CSSF.

Veuillez nous contacter pour de plus amples renseignements.


Action pour un Monde Uni asbl - ONG agréée par le Ministère de la Coopération du Grand-Duché de Luxembourg